Ministerstwo Pracy zapowiada uregulowanie kwestii pracy zdalnej – zmiany mają wejść w życie od stycznia 2022 r., jednak nie zostały jeszcze ostatecznie opracowane. W związku z tym pracodawcy powinni śledzić komunikaty i informacje w tym zakresie, aby móc w odpowiednim czasie dostosować kwestie proceduralne i administracyjne. Sięgając pamięcią do zasad wprowadzanych zaraz po ogłoszeniu pandemii, należy się spodziewać, że po wprowadzeniu zmian w Kodeksie pracy ruszą masowo kontrole PIP w celu sprawdzenia ich wprowadzenia w życie.
Wprowadzenie pracy zdalnej, jako rozwiązania tymczasowego, od samego początku budziło wiele wątpliwości proceduralno-administracyjnych. Zapisy rozporządzenia były dość lakoniczne i nie wyczerpywały potrzeb wszystkich środowisk branżowych. Rok, podczas którego trwaliśmy w pracy zdalnej, unaocznił powyższe wątpliwości i braki systemowe wprowadzonych rozwiązań. Pracodawcy często wprowadzali rozwiązania będące tak naprawdę dostosowaniem zapisów kodeksu pracy dotyczących telepracy oraz inne „podpatrzone” w danej branży.
W ostatnich miesiącach coraz częściej pojawiały się głosy wskazujące konkretne obszary pracy zdalnej, jakie należy określić ramami przepisów, a które pracodawcy do tej pory stosowali arbitralnie. Głównie mowa tutaj o wątpliwościach dotyczących kierowania pracownika do pracy zdalnej, nawet jeśli deklaruje, że nie posiada odpowiednich warunków do jej wykonywania. Kolejnym elementem jest udział pracodawcy w dostosowaniu stanowiska w domu – np. poprzez wypożyczenie sprzętu biurowego oraz wypłacanie ekwiwalentów za zużycie energii elektrycznej podczas pracy.
Głównymi założeniami propozycji zmian w Kodeksie pracy jest usunięcie zapisów dotyczących telepracy i zastąpienie ich przepisami dla pracy zdalnej. Będzie to wymagało od pracodawców stosujących telepracę zmian formalno-organizacyjnych głównie w sferze wynikającej z zapisów regulaminu pracy. Prawdopodobne jest, że nowe przepisy będą obligowały do dokonania ustaleń pomiędzy pracodawcą a poszczególnymi pracownikami dotyczących miejsca wykonywania pracy zdalnej. Natomiast otwartą kwestią pozostaje, w jaki sposób pracodawca będzie określał ilość dni pracy zdalnej – zapisy będą dawały możliwość stałej pracy z umówionego miejsca lub częściowej – tzw. hybrydowej – która jest obecnie uskuteczniana w wielu biurach, jako próba powracania do „nowej normalności”.
Nie ulega natomiast wątpliwości, że nowelizacja przepisów określi katalog kosztów, w jakich partycypował będzie pracodawca, co będzie wymagało określenia i wdrożenia sposobu wypłacania odpowiednich ekwiwalentów. Usankcjonowane również zostaną rozwiązania już wypracowane w kwestii kierowania pracownika na pracę zdalną – po wcześniejszym potwierdzeniu przez pracownika, że ten posiada odpowiednie warunki. Natomiast zaplanowano też zapisy wskazujące, że pracodawca, który czasowo nie może zapewnić odpowiednich warunków pracy, może skierować osoby zatrudnione na home office. Kolejnym nowym rozwiązaniem ma być kierowanie pracownika na pracę zdalną na jego wniosek – dopuszczać się tu będzie kilkanaście dni w ciągu roku. Co istotne dla pracodawców, należy się spodziewać, że po wprowadzeniu zmian w Kodeksie pracy ruszą masowo kontrole PIP w celu sprawdzenia ich wprowadzenia w życie. W tym kontekście kluczowe pozostają kwestie BHP pracy zdalnej, które mają być adoptowane z już istniejących przepisów pracy i wprowadzonych rozwiązań (interpelacji). Natomiast ciekawą propozycją będzie możliwość opracowania jednej oceny ryzyka zawodowego obejmującej wszystkie stanowiska pracy zdalnej w danym zakładzie pracy.
Podsumowując, pracodawca będzie musiał wprowadzić zmiany w regulaminie pracy, wypracowując odpowiedni schematy postępowania - procedury i instrukcje - wraz z zapewnieniem odpowiedniej oceny ryzyka na stanowisku. W szczególności pracodawca będzie musiał pamiętać o jasnych zapisach dotyczących porozumiewania się z pracownikami co do pracy zdalnej oraz sprawnego wypłacania ekwiwalentów.
